Vedení spisové služby Zastupitelského klubu Pirátů

1. Struktura spisové služby

Cílem spisové služby je přehledně a strukturovaně evidovat velký počet dokumentů v zastupitelském klubu Pirátů. 

Pro dokumenty ve spisové službě používáme několik nástrojů:
    
    1) Lokální umístění na vlastním počítači tak, abychom mohli se vším pracovat jako s normálními soubory.
    2) Git, nástroj, kterým ovládáme a spravujeme soubory na githubu
    3) Github, který umožňuje, aby měl každý dokument vlastní URL
    4) Redmine, který slouží k evidenci jednotlivých spisů a lhůt
    
Nejprve je třeba si vytvořit vlastní kopii repozitáře. Princip práce spočívá v tom, že každý má u sebe vlastní kopii veškerých dat, tu upravuje a v určitém okamžiku potvrdí a odešle na server. Git se poté postará o to, aby byla data synchronizována pro všechny. 

Instalace git: pokud používáte Ubuntu, pak přes příkaz apt-get install git; pokud Windows, pak zde https://git-for-windows.github.io/ a doporučuji používat Git Bash

Na dobrém místě (třeba na ploše) si vytvořte složku s názvem např. "git". Git se ovládá v linuxovém terminálu pomocí příkazů. Nejdřív se v terminálu dostaňte do této složky. Potom spusťte příkaz Git clone:
    
git clone https://github.com/pirati-byro/spisy-zk-pha-2017

nám zkopíruje do aktuálně vybraného umístění celý repozitář poté, co se stáhne. 

Poté můžeme s repozitářem pracovat. Jednotlivé případy mají vlastní složku, která začíná čtyřmi číslicemi (číslo případu na Redminu). Každé složce s jedním případem odpovídá jeden úkol na Redminu. V každé složce jsou podsložky podle jednotlivých dokumentů, dle chronologického řazení. Případ č. 1234, např. 1234-zadost-o-informace bude mít podsložky 01-zadost, která obsahuje samotnou žádost, 02-odpoved, kdy nám odpověděl povinný subjekt a podobně. Většinou by nemělo být více úrovní složek, než tyto dvě. Některé případy mají hodně podsložek, neboť se vlečou dlouho, ale vždy se držíme toho, že č. 01 je první dokument a nejvyšší číslo má poslední dokument. 

V jednotlivých složkách jsou soubory žádostí, většinou jsou to PDF. My vlastní PDF generujeme ze zdrojových souborů markdown (https://github.com/adam-p/markdown-here/wiki/Markdown-Cheatsheet), které budou vysvětleny později (mají příponu .md a lze je snadno editovat.

Pokud chcete vytvořit nový spis, založte jej nejprve jako úkol na Redminu, tzn. v příslušném projektu (zde Zastupitelstvo hl. m. Prahy): https://redmine.pirati.cz/projects/praha/ založte nový úkol

Tím daný spis získal unikátní číslo. Poté založte na příslušném místě u sebe v počítači složku s tímto číslem a názvem bez diakritiky a s pomlčkami místo mezer, 1234-tedy-nazev-by-mel-vypadat-takto. Při práci v terminálu je to snažší, neboť české znaky jsou bohužel v řadě případů špatně přepisovány a pak se těžko zadávají názvy souborů ručně, je-li to potřeba. 

2. Tvorba dokumentu v markdownu

Vlastní dokumenty vytváříme v textovém editoru ve formátu markdown a poté je pomocí příkazu byro nástrojem pandoc sázíme v latexu do PDF.

Většina dokumentů je formátována stejně. Jeden ukázkový je např. tento:
    
    https://raw.githubusercontent.com/pirati-byro/spisy-zk-pha-2017/master/8384-trhy-na-namesti-republiky-apel/01-sablona/main.md
    
Nahoře jsou uvedeny kontaktní údaje, v centrální části je tělo dopisu a dole je uveden podpis. V případě žádostí o informace tam MUSÍ být uvedeno bydliště a datum narození žadatele. 

Pro tvorbu nového souboru si zkopírujte výše uvedený kód a do nového dokumentu ve správném místě jej zkopírujte a upravte požadovaným způsobem tak, aby z toho byl nový dopis.

Poté si spusťte terminál v místě kde je soubor uložen a pomocí nástroje byro z něj udělejte pdf.

byro pdf -t letter main.md

Pokud nemáte Byro nainstalované, učiňte tak, návod je zde: https://github.com/pirati-cz/byro (ve Windows nebude fungovat)

jakmile se soubor vygeneruje, tak jej zkontrolujte, zda-li vypadá jak má a poté jej můžete umístit na Github a případně odeslat, vytisknout apod. Všechny kroky, které učiníte v reálu, evidujte ve spisové službě!

3. Zasílání dokumentů z vlastního počítače do Githubu

spusťte terminál a aktualizace svého uloženého repozitáře prověďte ideálně před prováděním změn pomocí příkazu

git pull

Jakmile budete mít uložený dokument, který potřebujete a jste s prácí u sebe na počítači hotovi,
    
Pomocí příkazu 
    
git add .

přidejte soubory do vašeho working folderu Následně příkazem

git commit -m 'shrnutí změny'

změny potvrdíte a uděláte jeden commit (tzn. revizi), pro server. Pokud jste spokojeni s tím, co jste si uložili do jedné revize, tak příkazem

git push

pošlete data na server. Nyní se zaktualizovala data na hlavním úložišti podle vašich úprav. Ostantí uživatelé budou muset data aktualizovat manuálně tak, aby odpovídaly tomu, co jste zaslali. Udělají to příkazem:

git pull

Tento příkaz budete muset použít, pokud někdo jiný zaktualizuje repozitář a nebudete tak mít aktuální verzi.

Změny toho, co jste udělali napište potom jako nový komentář dolů do příslušného úkolu v Redmine. Najdete ho podle čísla úkolu. Příklad dlouhodobě komentovaného úkolu je zde: https://redmine.pirati.cz/issues/1881

 Je nezbytné, aby byl každý uskutečněný krok (odeslání písemnosti, přijetí písemnosti, konzultace k danému případu) evidován.